Manual

Gå till startadressen som du fick när du tecknade avtalet, exempelvis http://www.nycklar.org/dittnamn. Logga in med det administratörslösenord du fick av oss.

Lägg till användare Gå till menyn Användare och lägg upp de användare som ska arbeta med programmet genom att fylla i formuläret med Fullständigt namn, E-post adress, Telefon, Användarnamn, Lösenord och välj status på vad den användaren ska tillhöra för grupp Administratör eller Användare.

Ändra och ta bort användare Du kan ändra uppgifter på användare genom att trycka på ändra bredvid användarnamnet. Observera att lösenordet kommer upp krypterat så du kan inte utläsa vilket lösenordet är utan endast ändra det. Du kan även ta bort användare som inte längre ska jobba med programmet genom att trycka på ta bort bredvid aktuell användare som ska tas bort.

Mailinställningar påminnelser Under menyn Mailinställningar kan du skriva in en mall hur påminnelse mailen skall se ut. För att lägga in namnet på låntagaren i mailet skriv <>, nyckelnummer = <>, lånedatum = <>, datum för återlämning = <>. Längst ner väljer du hur många dagar en påminnelse är giltig alltså hur ofta det ska gå att skicka påminnelsen. Det går att ställa in på mellan 1-30 dagars mellanrum.

Utlåningskvitto Under menyn Kvitto kan du göra inställningar på texten på utlåningskvittot som låntagaren kvitterar när denne hämtar ut nyckeln (nycklarna). För att lägga in namnet på låntagaren i kvittot skriv <>, nyckelnummer = <>, lånedatum = <>, datum för återlämning = <>.

Utskriftsinställningar påminnelser Under menyn Påminnelse ställer du in hur utskriften av påminnelser som ska skrivas ut på skrivaren skall se ut. För att lägga in namnet på låntagaren i påminnelsen skriv <>, nyckelnummer = <>, lånedatum = <>, datum för återlämning = <>.

Återställning av påminnelser Under menyn Återställning kan du återställa utskrifterna av påminnelser ifall något blivit fel vid senaste utskriften och du vill göra om den. Bocka i de som du vill återställa och klicka på återställ.

Backup Under menyn Backup kan du göra backup på databasen, klicka på knappen Gör backup på databasen så görs en dump av databasen och läggs på servern. Du kan även ladda hem dumpen till databasen genom att högerklicka på Visa/Ladda ner och välj ”spara mål som” och bläddra dig fram dit du vill spara den lokalt på din dator. Du kan även återställa databasen med en tagen dump genom att klicka på Restore och svara ok på den fråga som kommer upp om du vill återställa databasen.

Byggnader Du börjar med att lägga in byggnader genom att skriva in uppgifterna om byggnaderna ni har under menyn Byggnader. Du kan även ändra uppgifter på befintliga byggnader genom att välja den aktuella byggnaden i selectrutan och genomföra de ändringar och klicka på knappen uppdatera. Du kan även ta bort byggnader genom att välja den byggnad du vill ta bort i selectrutan och klicka på knappen ”ta bort”.

Nycklar När du lagt in byggnaderna du har så fortsätter du med att lägga in de nycklar som finns till varje byggnad. Du börjar med att skriva in nyckelnumret finns det inget så bör du stansa in ett unikt nummer för att kunna identifiera nycklarna. Märkning är frivilligt om man har vill märka nycklarna med exempelvis en nyckelbricka. I fältet antal skriver du in det totala antalet nycklar du har av just den nyckeln du håller på att registrera. Fältet skåp använder du om du har flera skåp med nycklar men även om du bara har ett nyckelskåp idag så kan det vara klokt att märka dem med en siffra ifall man framledes skaffar flera skåp. I fältet krok skriver du in det kroknummer nyckeln hänger på i skåpet. Sedan har vi en selectruta där alla byggnader finns där väljer du den byggnad nyckeln går till. I nästa ruta passar skriver du vilka utrymmen i byggnaden som nyckeln går till. I textfältet kan du skriva in valfria anteckningar som kan vara bra att veta om nyckeln. Du kan även ändra och ta bort nycklar genom att välja den aktuella nyckeln i selectrutan och ändra det du vill ändra och trycka på Uppdatera, vill du istället ta bort så klickar du på knappen Ta bort.

Knippor Under menyn Knippor kan du skapa knippor och låna ut, exempelvis om du har en vaktmästare som ska ha 20 nycklar så är det enklare att skapa en knippa till honom eller henne med alla 20 nycklar på och sedan endast låna ut knippan, då blir det endast en utlåning istället för 20. Börja med att ge knippan ett unikt namn, exempelvis ”Lisas” och välj de nycklar som ska ingå i knippan. Sedan klickar du på spara knippa. För att ta bort och ändra så väljer du i selectrutan den knippa det gäller, sedan kan du lägga till fler nycklar eller ta bort. Tar du bort alla nycklar till knippan så försvinner även knippan.

Företag Under menyn företag lägger du in de företag med anställda som vill låna nycklar av er det är bättre ju fler uppgifter ni har, för eventuella eftersökningar. Du kan även ändra och ta bort företag genom att välja det aktuella företaget i selectrutan. Sedan gör du eventuella ändringar och klicka på Uppdatera eller Ta bort om du vill radera företaget.

Kunder På kundfliken börjar du med att välja vilket företag kunden jobbar för eller väljer privatperson om det är en sådan fyll sedan i alla fält, samma sak här det är bättre ju fler uppgifter du har på kunden. Du kan även ändra och ta bort kunden genom att välja den aktuella kunden i selectrutan. Sedan gör du eventuella ändringar och klickar på Uppdatera eller Ta bort om du vill radera kunden.

Utlåning När du ska låna ut en nyckel måste du först ha lagt in Byggnader, Nycklar, Företag och Kunden. Börja med att välja nyckel som ska lånas ut eller eventuell knippa. Sedan väljer du vilken kund det är som ska låna nyckeln, kontrollerar att lånedatumet är rätt och fyller i när kunden senast ska lämna tillbaks nyckeln. Skriver du inget i återlämningsrutan betyder det att kunden lånar nyckeln på obestämd tid (Tills vidare). Det finns även en fritextruta där du kan skriva vad som helst. När du sedan har klickat på låna ut kommer det upp en text längst upp där det står ”Klicka här för att skapa kvittens”, klicka där så skapas ett kvitto på utlåningen som du kan skriva ut. Obs du måste ha Adobe Acrobat Reader installerat på datorn, finns att hämta gratis på http://www.adobe.se.

Ändra och lämna tillbaka utlånade nycklar När någon vill lämna tillbaks nyckeln eller förlänga lånet så går du till Ändra utlånade och väljer aktuell kund i selectrutan. Då kommer den kundens alla lånade nycklar upp, klicka på den aktuella nyckeln eller knippan klicka på knappen Återlämnad om kunden vill lämna tillbaks nyckeln eller ändra datumet under rubriken Återlämning om kunden vill förlänga lånet och sedan på knappen Uppdatera.

Sök Med sökfunktionen kan man söka på byggnader, nycklar, företag och kunder. Du kan använda asterix * vid sökning det används på följande sätt: skriv bara * och klicka på sök tas all data fram. För att söka på del av exempelvis ett namn så skriver du på följande vis: ch* alltså texten före asterixen * . Söker du på byggnader så får du fram vilka nycklar som finns till den byggnaden. Söker du på nycklar så får du fram vart dom går och vem som lånat dem. Söker du på företag så ser du vilka nycklar de har lånat. Söker du på kund så får du fram vilka nycklar den aktuella kunden har samt givetvis alla uppgifter om kunden telefon, e-mail med mera.

Lista utlånade Under menyn lista utlånade får du en snabb överblick över vilka nycklar du lånat ut.

Påminnelser Här kan du se vilka nycklar som inte har lämnats tillbaka i tid och du kan härifrån skicka påminnelser via mail och brev. Bocka i de du vill skriva ut och skicka påminnelser till och klicka på knappen Skriv ut, vill du istället skicka mail så klickar du på knappen Skicka mail.

Statistik Här får du en bra överblick hur det ser ut med förfallna nycklar och hur mycket nycklar, byggnader, kunder med mera som finns i systemet. Programmet startar även med denna vy när du loggar in.

Utloggning Kom ihåg att alltid logga ut för att inga obehöriga ska komma in i systemet.

Tips För att enklare hitta i selectrutorna kan du markera rutan och sedan skriver du första bokstaven eller siffran. Exempelvis om du letar en kund som heter Johan Testare så skriver du ett J då listas alla namn som börjar på J i bokstavsordning.

Kontaktinformation HedData AB Brunnsbergsvägen 12 796 90 ÄLVDALEN info@heddata.se http://www.nycklar.org Tel. 0251-20302 Fax. 0251-20304